Zarządzanie przypisami bibliograficznymi z wykorzystaniem menedżerów bibliografii na przykładzie aplikacji Mendeley

Zarządzanie przypisami bibliograficznymi z wykorzystaniem menedżerów bibliografii na przykładzie aplikacji Mendeley / Marcin Roszkowski // W: Warsztaty Bibliotekarskie [Dokument elektroniczny] / red. nacz. Dagmara Roszkowska. – Czasopismo elektroniczne. – Nr 2/2015 (46) grudzień – Piotrków Trybunalski : Biblioteka Pedagogiczna, 2015. – Tryb dostępu: http://warsztatybibliotekarskie.pedagogiczna.edu.pl/zotera-i-mendeley-menedzery-bibliografii. – ISSN 1732-7008

linia

Jednym z kluczowych obszarów działalności informacyjnej w bibliotekach są usługi o charakterze bibliograficznym, które realizowane są m.in. w postaci kartotek zagadnieniowych czy bibliografii podmiotowych i przedmiotowych, np. w formie zestawień bibliograficznych. O ile metodyka tworzenia opracowań bibliograficznych jest spójna i dobrze udokumentowana, to w przypadku technicznych środków realizacji tych prac mamy do czynienia z szerokim wachlarzem możliwości. Mamy do dyspozycji proste, ale w niektórych sytuacjach wystarczające narzędzia w postaci aplikacji z pakietów biurowych (edytory tekstu, arkusze kalkulacyjne) oraz bardziej zaawansowane rozwiązania bazodanowe, które dodatkowo mogą być zintegrowane z wykorzystywanym w danej instytucji systemem bibliotecznym. Innym rozwiązaniem dla elektronicznego warsztatu bibliografa czy też bibliotekarza dziedzinowego może być wykorzystanie tzw. menedżerów bibliografii 1. Są to aplikacje do zarządzania bibliografią i przypisami bibliograficznymi przeznaczone przede wszystkim dla naukowców i studentów przygotowujących rozprawy i inne teksty z aparatem naukowym. Mogą być one również narzędziem pracy dla nauczyciela (np. do opracowania dodatkowego materiału do zajęć dydaktycznych, dokumentacji awansu zawodowego) oraz bibliotekarza. Przez termin zarządzanie bibliografią rozumie się tutaj zautomatyzowanie procesów gromadzenia danych bibliograficznych (importowanie, tworzenie i edycja rekordów), zapewniania ich spójności oraz generowania spisów literatury, w tym eksport do plików. Ta klasa aplikacji pozwala często na integrację z edytorami tekstów (np. Microsoft Word, Libre/Open Office Writer), co przekłada się na możliwość generowania przypisów bibliograficznych podczas przygotowania tekstów naukowych.

Zasadniczym celem menedżerów bibliografii jest wspomaganie procesu tworzenia i zarządzania kolekcją przypisów bibliograficznych, które tworzymy w określonym celu (np. publikacja naukowa, zestawienie bibliograficzne). Mamy więc do dyspozycji narzędzie, które z jednej strony pozwala na tworzenie wielu kolekcji poprzez manualne wypełnianie formularzy rekordów bibliograficznych, a z drugiej oferuje możliwość automatycznego pobierania metadanych z istniejących baz danych (np. katalogi biblioteczne, bibliografie narodowe, komercyjne i niekomercyjne pełnotekstowe bazy danych) i źródeł internetowych (np. serwisy internetowe księgarń, Wikipedia). Zarządzanie kolekcją w tym przypadku polega m.in. na możliwości edycji zgromadzonych danych oraz organizowaniu i grupowaniu rekordów do postaci mniejszych kolekcji, np. zorganizowanych tematycznie. Na etapie tworzenia kolekcji istotne znaczenie ma stosowana w danej aplikacji typologia dokumentów, możliwość jej modyfikacji oraz efektywność importu metadanych ze źródeł zewnętrznych. W pierwszym przypadku dotyczy to gotowości aplikacji do adekwatnego opisu zarówno typowych źródeł informacji (np. książka, artykuł z czasopisma, artykuł z pracy zbiorowej), jak i rzadziej występujących rodzajów przypisów (np. prezentacja multimedialna, podcast, artykuł z Wikpiedii, wpis na blogu). Menedżery bibliografii oferują gotowy zestaw typów dokumentów, dla których przygotowano elementy opisu bibliograficznego, ale również pozwalają na samodzielne tworzenie nowych szablonów dla źródeł informacji. W drugim przypadku istotne jest, w jaki sposób te aplikacje są przygotowane na automatyzację procesu gromadzenia rekordów bibliograficznych. Podobny punkt widzenia można przyjąć, charakteryzując te narzędzia w kontekście możliwości wykorzystania już zgromadzonej kolekcji przypisów. Mowa tutaj o możliwościach eksportu bibliografii załącznikowej do postaci plików w określonych formatach do dalszego przetwarzania lub wymiany oraz do generowania wykazu literatury.

Głównym celem tego tekstu jest charakterystyka wybranych funkcjonalności tej klasy aplikacji, które mogą mieć zastosowanie w działalności o charakterze bibliograficznym (zestawienia bibliograficzne, przewodniki po literaturze przedmiotu itp.). Z uwagi na fakt, że mamy bogatą ofertę tego rodzaju oprogramowania, decyzja o wyborze aplikacji może być trudna. Mamy do czynienia z szeroką gamą aplikacji komercyjnych (np. RefWorks, EndNote) oraz nie mniejszą listą rozwiązań darmowych lub częściowo darmowych (np. Zotero, Mendeley, JabRef). Obok pożądanych funkcjonalności tych aplikacji powinniśmy wziąć również pod uwagę m.in. następujące kryteria 2:

  • rodzaj aplikacji (instalowana lokalnie lub działająca jako serwis internetowy),
  • rodzaj licencji (indywidualna, instytucjonalna),
  • posiadany system operacyjny (Windows, Mac OS X, Linux, itp.),
  • obsługiwane formaty importu i eksportu danych bibliograficznych,
  • obsługiwane style cytowań bibliograficznych,
  • integracja z edytorami tekstu,
  • integracja z zewnętrznymi bazami danych,
  • efektywność rozpoznawania metadanych z poziomu przeglądarek internetowych.

W dalszej części tekstu zostaną przedstawione wybrane funkcjonalności menedżerów bibliografii dotyczące gromadzenia, zarządzania i eksportu danych bibliograficznych. Na potrzeby tego opracowania zdecydowano się zilustrować te zagadnienia z wykorzystaniem odpowiednich rozwiązań w aplikacjach Mendeley. Jest to darmowe narzędzie, które cieszy się dużą popularnością wśród użytkowników i może być przedmiotem zainteresowania czytelników.

Mendeley

Mendeley jest darmowym menedżerem bibliografii, który jest własnością wydawnictwa Elsevier. Wersja instalacyjna dostępna jest na komputery działające na systemach operacyjnych Windows, Mac OS X oraz Linux. Dostępne są również wersje mobilne tej aplikacji na urządzenia działające w systemie Android oraz iOS. Instalacja aplikacji na komputerze przenośnym lub stacjonarnym jest prosta. Wymagane jest pobranie pliku instalacyjnego adekwatnego do posiadanego systemu operacyjnego oraz założenie konta w serwisie Mendeley.com. W planie darmowym otrzymujemy 2 GB przestrzeni dyskowej (w tzw. chmurze) do przechowywania naszej biblioteki i plików oraz 100 MB przestrzeni współdzielonej. W pierwszym przypadku oznacza to, że nasze lokalnie tworzone kolekcje są synchronizowane, a ich kopie są przechowywane w przestrzeni wirtualnej. Mamy do nich dostęp również z poziomu strony WWW po zalogowaniu się do serwisu. W drugim przypadku, przestrzeń współdzielona (ang. Shared Space) jest przeznaczona do przechowywania materiałów, które udostępniamy w ramach pracy grupowej. Mendeley oferuje również plany płatne, tzw. pakiety premium (ang. Premium Packages) oraz konta instytucjonalne.  Mendeley nie oferuje, niestety, polskiego interfejsu użytkownika, ale korzystanie z tej aplikacji jest stosunkowo proste, a sama organizacja funkcjonalności – intuicyjna.

Interfejs wersji instalacyjnej Mendeley zbudowany jest z trzech paneli. Po lewej stronie mamy do dyspozycji kilka folderów funkcjonalnych (m.in. Wszystkie dokumenty, Ostatnio dodane, Ulubione) oraz możliwość tworzenia hierarchicznie zorganizowanych folderów, w których będziemy umieszczać rekordy bibliograficzne. Panel środkowy zawiera wykaz rekordów umieszczonych w danym folderze, na który składa się szereg kolumn odpowiadających elementom opisu (np. Autorzy, Tytuł, Rok publikacji, Data dodania). Panel po lewej stronie zawiera szczegółowe informacje na temat aktualnie zaznaczonego rekordu.

rys1

Jak wspomniano, korzystanie z Mendeley to również możliwość dostępu do kolekcji z poziomu strony WWW po wcześniejszym zalogowaniu się do serwisu. Tutaj również interfejs użytkownika zbudowano w podobny sposób.

rys2

Dodawanie rekordów

Tworzenie kolekcji w Mendeley polega na dodawaniu rekordów bibliograficznych do głównej biblioteki lub bezpośrednio do stworzonego wcześniej wybranego folderu. W przypadku aplikacji zainstalowanej lokalnie mamy przynajmniej pięć możliwości dodawania rekordów do bazy:

  1. Dodawanie manualne (ang. Add Entry Manually) – samodzielne wypełnienie rekordu bibliograficznego dla danej publikacji.
  2. Dodawanie pliku (ang. Add Files) – wskazanie na plik (np. PDF) na dysku lokalnym z publikacją, której rekord chcemy utworzyć w bazie.
  3. Dodawanie folderu (ang. Add Folder) – wskazanie na folder z plikami na dysku lokalnym, dla których zostaną utworzone rekordy bibliograficzne.
  4. Obserwowanie folderu (ang. Watch Folder) – wskazanie na folder na dysku lokalnym, gdzie podczas wyszukiwania informacji w internecie zapisujemy pliki.
  5. Import rekordów bibliograficznych z pliku, który został utworzony w zewnętrznej bazie danych, np. na podstawie rezultatów wyszukiwania informacji.

rys3a

 

Manualne dodawanie rekordów

Najprostszym sposobem tworzenia kolekcji w Mendeley jest manualne wypełnianie formularzy dla poszczególnych typów dokumentów, które będą tworzyły naszą bazę. Mendeley oferuje stały zestaw typów dokumentów, na który składa się 20 szablonów rekordów zawierających metadane adekwatne dla danego rodzaju zasobu informacyjnego. Są to:

– artykuł z czasopisma naukowego (ang. Journal Article),
– artykuł z czasopisma popularnonaukowego (ang. Magazine Article),
– artykuł z gazety (ang. Newspaper Article),
– artykuł z encyklopedii (ang. Encyclopedia Article),
– audycja telewizyjna (ang. Television Broadcast),
– dokument roboczy (ang. Working Paper),
– film (ang. Film),
– fragment książki (ang. Book Section)
– książka (ang. Book),
– materiały konferencyjne (ang. Conference Proceedings),
– norma prawna (ang. Statute),
– ogólny typ zasobu informacyjnego (ang. Generic),
– patent (ang. Patent),
– postępowanie sądowe (ang. Case),
– program komputerowy (ang. Computer Program),
– raport (ang. Report),
– rozprawa naukowa (ang. Thesis),
– słuchowisko (ang. Hearing),
– strona/serwis internetowy (ang. Web Page),
– ustawa (ang. Bill).

W Mendeley nie stosuje się obligatoryjności w odniesieniu do wybranych elementów opisu bibliograficznego, jak również konkretnych zasad wprowadzania danych (formy językowe). Dla wybranych metadanych stosuje się system podpowiedzi (np. dla nazw osobowych – forma Nazwisko, Imię; dla słów kluczowych – rozdzielanie ich średnikiem) oraz generowane są automatycznie indeksy, które ułatwiają dbanie o spójność tworzonej kolekcji (m.in. nazwiska autorów i redaktorów, tytuły czasopism, nazwy wydawców, słowa kluczowe). Tym samym podczas manualnego wypełniania rekordu, po wpisaniu kilku znaków w tych polach aplikacja będzie sugerowała wybór form językowych występujących w utworzonych wcześniej rekordach.

rys4

Manualne dodawanie rekordów do kolekcji pozwala na precyzyjne tworzenie metadanych i zapewnia lepszą spójność całej bazy, ale może być czasochłonne. Stąd w menedżerach bibliografii duży nacisk kładzie się na automatyczną ekstrakcję metadanych z plików zawierających tekst publikacji. Różna jest efektywność takiego procesu w poszczególnych aplikacjach, ale przy znacznym napływie rekordów do bazy warto skorzystać z tych funkcjonalności i korygować ewentualne nieprawidłowości.

Dodawanie pliku z publikacją

Mendeley daje możliwość automatycznej ekstrakcji metadanych z plików PDF dodawanych do kolekcji.  W tym celu należy wskazać lokalizację pliku na dysku poprzez wybór opcji Dodaj pliki (ang. Add Files). Aplikacja analizuje strukturę pliku w poszukiwaniu znaczników odpowiedzialnych za metadane (m.in. tytuł, autor) oraz stałych identyfikatorów 3 (m.in. DOI, PubMed ID, ArXiv) nadanych przez wydawcę danej publikacji i zagnieżdżonych w jego treści. W pierwszym przypadku często uzyskamy niepełne metadane dla dokumentu, co spowodowane jest wieloma czynnikami (np. niepoprawne albo niepełne formatowanie plików PDF). Jeżeli zaś w pliku PDF z dokumentem występuje jego identyfikator sieciowy, to możemy liczyć na pobranie wszystkich jego metadanych, które zarejestrował jego wydawca. Wybranie tej funkcji spowoduje dodanie rekordu do kolekcji z zaimportowanymi metadanymi oraz samego pliku, który będzie przechowywany w naszej bazie (zob. sekcja Zarządzanie kolekcją).

Mendeley pozwala na jednorazowe dodanie wielu plików z wykorzystaniem tej opcji. Istnieje również możliwość wklejenia/wpisania identyfikatora danej publikacji w sekcji rekordu Catalog IDs podczas jego manualnego wypełniania. Spowoduje to pobranie przez Mendeley metadanych dla tej publikacji z globalnego rejestru wykorzystanego identyfikatora.

rys5

Dodawanie folderu

Mendeley przewiduje również automatyczną ekstrakcję metadanych dla plików zapisanych w dowolnym folderze na dysku lokalnym. W tym scenariuszu należy wskazać odpowiedni katalog na dysku lokalnym za pomocą opcji Dodaj folder, co spowoduje opisaną wcześniej ekstrakcję metadanych dla plików PDF w nim się znajdujących. Jeżeli w danym folderze występują podkatalogi z zapisanymi plikami PDF, których metadane chcemy również zaimportować, to należy wybrać taką opcję w tej funkcji.

rys6

Obserwowanie folderu

Innym sposobem na zautomatyzowanie procesu dodawania rekordów do kolekcji jest opcja Obserwowanie folderu. Polega to na wskazaniu jednego lub kilku folderów na dysku lokalnym, które będziemy traktowali jako tymczasowe miejsce, gdzie będziemy zapisywali pliki PDF z publikacjami pobranymi z internetu. Z każdym razem, kiedy zapiszemy tam plik PDF, aplikacja Mendeley automatycznie dokona ekstrakcji metadanych i doda plik do naszej bazy. Jest to o tyle wygodne, że nie musimy za każdym razem przeprowadzać importu plików czy też wskazywać na konkretny folder je zawierający.

rys7

Import rekordów bibliograficznych z pliku

Podczas wyszukiwania informacji w bazach bibliograficznych i pełnotekstowych mamy możliwość zapisania rezultatów wyszukiwania w postaci sformatowanej listy publikacji oraz często w formie pliku zawierającego te same dane w postaci zakodowanej.  O ile w pierwszym przypadku  mamy możliwość ingerencji jedynie w układ typograficzny przypisów bibliograficznych, to pozyskanie rezultatów wyszukiwania w postaci zakodowanej pozwala nam na import tych danych do aplikacji typu  menedżer bibliografii i dalsze ich przetwarzanie. Istnieje wiele formatów kodowania metadanych bibliograficznych. Jedne z nich są dedykowane konkretnym aplikacjom (np. EndNote XML dla aplikacji komercyjnej EndNote), inne są niezależne od stosowanego oprogramowania (np. RIS).  Wiele z nich ma postać plików tekstowych, w których za pomocą systemu znaczników opisuje się strukturę rekordów bibliograficznych. Niżej przedstawiono przykład rekordu bibliograficznego dla wybranej książki, zapisanego w formacie BibTeX oraz RIS.

BibTeX
@book{Sosinska-Kalata2002,
address = {Warszawa},
annote = {Date of Input: 2006-05-05},
author = {Sosińska-Kalata, Barbara},
isbn = {83-87629-87-1},
publisher = {Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich},
title = {{Klasyfikacja: struktury organizacji wiedzy piśmiennictwa i zasobów informacyjnych}},
year = {2002}
}

RIS
TY  – BOOK
T1  – Klasyfikacja: struktury organizacji wiedzy, piśmiennictwa i zasobów informacyjnych
A1  – Sosińska-Kalata, Barbara
Y1  – 2002///
PB  – Stowarzyszenie Bibliotekarzy Polskich
CY  – Warszawa
SN  – 83-87629-87-1
N1  – Date of Input: 2006-05-05

Mendeley obsługuje import plików z rekordami bibliograficznymi w czterech formatach: BibTeX, EndNote XML, RIS oraz Zotero (zrzut bazy w SQL).

Web Importer

Inną formą dodawania rekordów do kolekcji w Mendeley jest wykorzystanie przeglądarki internetowej, w której należy zainstalować tzw. wtyczkę (ang. plug-in) Web Importer. Polega to na dodaniu przycisku Save to Mendely (zapisz w Mendeley) do paska zakładek w przeglądarce internetowej, z której aktualnie korzystamy. Instalacja polega na fizycznym przeciągnięciu i upuszczeniu ikony z przyciskiem w obszarze paska zakładek. Informacje o tej funkcji uzyskamy wybierając z menu Narzędzia (ang. Tools) opcję Zainstaluj Web Importer (ang. Install Web Importer).

rys8

Dzięki tej funkcjonalności mamy możliwość dodawania rekordów bibliograficznych z poziomu przeglądarki internetowej, za pomocą której wyszukujemy informacje w bazach bibliograficznych, pełnotekstowych oraz przeglądając zasoby sieciowe (np. strony internetowe, Wikipedię). Za każdym razem, kiedy chcemy dodać do naszej kolekcji rezultaty wyszukiwania z baz danych lub aktualnie przeglądaną stronę internetową, należy aktywować przycisk Zapisz w Mendeley i stwierdzić, czy aplikacja ta poprawnie „zinterpretowała” typ zasobu oraz ekstrahowała jego metadane.rys9

Na ilustracji wyżej przedstawiono schowek z katalogu Biblioteki Narodowej z zapisanymi dwoma rekordami jako wynik wyszukiwania informacji oraz reakcję Mendeley na uruchomienie opcji Web Importer. Za każdym razem, kiedy korzystamy z tej formy dodawania rekordów, otrzymujemy dodatkowe okno z reakcją Mendeley. W tym przypadku aplikacja ta wskazała, że poprawnie rozpoznała metadane dla dwóch książek, które dodaliśmy do schowka w katalogu.

rys10

Niestety, efektywność tego narzędzia zależy w dużej mierze od zgodności oprogramowania wykorzystywanego przez dostawców sieciowych baz danych z pewną grupą standardów odpowiedzialnych za poprawne umieszczanie metadanych w strukturze plików html, tak aby aplikacje z rodziny menedżerów bibliografii odpowiedni sposób poradziły sobie z ich importem (zob. standard COinS). Na ilustracji powyżej przedstawiono komunikat wtyczki Web Importer dla przykładowego rekordu z bazy EDUKACJA – baza bibliograficzna artykułów z czasopism. W tym przypadku Mendeley nie rozpoznał metadanych dla artykułu z czasopisma i zaimportuje ten rekord jako stronę internetową o tytule (jak widać) nieadekwatnym do tytułu publikacji.

Zarządzanie

Poprzez zarządzanie kolekcją z wykorzystaniem aplikacji Mendeley będziemy rozumieli fizyczną organizację pobranych plików, układ folderów zawierających rekordy, wyszukiwanie informacji oraz usuwanie duplikatów. Mendeley oferuje o wiele więcej możliwości w tym ujęciu, ale wskazane wcześnie funkcjonalności pozwolą na uzyskanie ogólnego obrazu możliwości, jakimi dysponuje ta aplikacja.

Po zainstalowaniu Mendeley na komputerze mamy możliwość fizycznego uporządkowania plików PDF, które pobraliśmy na potrzeby rozwoju kolekcji. W tym celu należy aktywować funkcję Organize my files (Zorganizuj moje pliki) w zakładce File organizer, którą znajdziemy w dziale Tools (Narzędzia) à Options (Opcje).

rys11

Po zainstalowaniu Mendeley, aplikacja ta tworzy na dysku domyślny katalog Mendeley Desktop, najczęściej w folderze Dokumenty (lub odpowiadającym mu w innych systemach operacyjnych niż Microsoft Windows). Po wybraniu opcji Zorganizuj moje pliki wszystkie pobrane dokumenty zostaną umieszczone w tym folderze, więc nie musimy się martwić o los folderów, z których lokalnie importowaliśmy pliki z publikacjami. Mamy również możliwość automatycznego zorganizowania kolekcji plików w folderach, np. wg roku wydania czy nazwisk autorów. Mendeley pozwala również na automatyczną zmianę nazw zgromadzonych plików (ang. Rename document files), tak aby ich nazwy zawierały, np. nazwisko autora, tytuł oraz rok wydania.

Organizacja folderów w menu samej aplikacji jest dostosowana do potrzeb użytkowników. Mamy więc możliwość tworzenia hierarchicznego układu folderów zawierających rekordy bibliograficzne, a dany rekord może być umieszczony w dowolnej liczbie takich katalogów. Przenoszenie rekordów między folderami odbywa się w bardzo intuicyjny sposób – metodą przeciągnij i upuść. Mendeley wprowadził również możliwość tworzenia notatek dla dokumentów bezpośrednio w jego rekordzie bibliograficznym (zakładka Notatki – ang. Notes) oraz w przypadku poprawnie sformatowanych plików PDF aplikacja ta pobiera dodatkowo nagłówki sekcji dokumentu (zakładka Zawartość – ang. Contents.) rys12

Mendeley oferuje również wbudowany czytnik plików PDF. Zawartość każdego pliku PDF dodanego do bazy może być wyświetlona bezpośrednio w aplikacji Mendeley. Aplikacja ta pozwala również na zaznaczanie wybranych fragmentów oraz tworzenie notatek do treści. Te ostatnie widoczne są bezpośrednio w treści pliku PDF, a ich zawartość trafia również do sekcji Notatki w rekordzie bibliograficznym.

rys13

Mendeley pozwala na wyszukiwanie informacji w wybranych polach rekordu bibliograficznego (m.in. autor, tytuł, rok publikacji), ale również w notatkach oraz w pełnych tekstach plików PDF dodanych do bazy.

Z uwagi na fakt, że Mendeley pozwala na tworzenie lokalnej kolekcji rekordów bibliograficznych, która dostępna jest również z poziomu strony WWW, istotne znaczenie ma synchronizacja naszej kolekcji. Synchronizacja danych w obydwu kierunkach następuje przy każdorazowym uruchomieniu aplikacji lokalnej, ale można również przeprowadzić ją manualnie, wybierając opcję Sync z podstawowego menu programu. Więcej, możemy zsynchronizować  zawartość dowolnego folderu z naszej lokalnej kolekcji,oszczędzając czas potrzebny na analizę całej bazy danych i wyszukiwanie zmian, jakie zostały w niej dokonane. Synchronizacja danych ma również znaczenie w sytuacji, w której pobieramy dane do kolekcji, korzystając z opcji Web Importer. Rozpoznany rekord trafi bezpośrednio do naszej kolekcji online, ale aby był widoczny w aplikacji lokalnej, trzeba przeprowadzić proces synchronizacji danych.

Ważną funkcjonalnością Mendeley w kontekście zarządzania kolekcją jest automatyczne wykrywanie duplikatów rekordów bibliograficznych. Opcja Znajdź duplikaty (ang. Check for Duplicates) dostępna jest w panelu narzędzi naszej lokalnej instalacji Mendeley. Analogicznie do synchronizacji danych – poszukiwanie duplikatów możemy przeprowadzić w odniesieniu do całej kolekcji, jak również do poszczególnego folderu. Na podstawie własnego algorytmu aplikacja Mendeley wskaże rekordy bibliograficzne uznane za duplikaty i zapyta o możliwość scalenia w jeden rekord bibliograficzny.

Eksport i generowanie zestawień

Mendeley jako aplikacja z rodziny menedżerów bibliografii pozwala na generowanie wykazów literatury w postaci możliwości eksportu danych bibliograficznych do plików w wybranych formatach (wskazane wcześniej formaty BibTeX, RIS, EndNote XML) lub poprzez integrację aplikacji z edytorem tekstu. W pierwszym przypadku mamy do dyspozycji trzy formaty wyjściowe, do których eksportujemy wybraną kolekcję lub pojedyncze rekordy bibliograficzne, w drugim – możliwość wykorzystania edytora tekstu (Microsoft Word, Open/Libre Office Writer) jako narzędzia zintegrowanego z kolekcją Mendeley. O ile w kontekście sporządzania opisów bibliograficznych mówimy o zasadach i standardach wyznaczających pragmatykę katalogowania oraz o formie prezentacji, którą wyznacza format danych bibliograficznych, to w przypadku przypisów bibliograficznych generowanych przez menedżery bibliografii mówimy o stylach cytowania. Są to zestawy wytycznych odnoszących się do układu metadanych w cytacie bibliograficznej oraz do formy odwołania do literatury w tekście. Tak więc dany styl cytowania warunkuje wybór i kolejność elementów w bibliografii załącznikowej oraz sposób, w jaki odwołujemy się do tych pozycji w tekście. Aktualnie obowiązującą normą wyznaczającą sposób konstrukcji przypisów bibliograficznych jest PN-ISO 690:2012 Informacja i dokumentacja – Wytyczne opracowania przypisów bibliograficznych i powołań na zasoby informacji. Wiele redakcji czasopism naukowych stosuje jednak własne wytyczne, które doczekały się sformalizowania w postaci stylów cytowań, np. czasopismo Nature. Podobnie sytuacja wygląda dla wydawnictw naukowych. Przyjmuje się również pewne konwencje stylów cytowań w publikacjach z poszczególnych dziedzin wiedzy, np. styl Chicago dla nauk historycznych i ekonomicznych, MLA – Modern Language Association dla anglojęzycznych publikacji z nauk humanistycznych czy też szeroko rozpowszechniony styl APA – American Psychological Association.

W dalszej części przedstawione zostanie sposób integracji Mendeley z edytorem tekstu Microsoft Word na przykładzie wybranych stylów cytowania. Powiązanie naszej kolekcji w Mendeley z MS Word polega na zainstalowaniu odpowiedniego dodatku do tego edytora poprzez aktywację funkcji Install MS Word Plugin (Zainstaluj plugin do MS Word) z działu Narzędzia. Po instalacji w MS Word otrzymamy dodatkowy element w pasku narzędzi o nazwie Mendeley Cite-O-Matic.

rys15

Za pomocą tego dodatku mamy możliwość m.in. dodawania przypisów bezpośrednio w tekście dokumentu (Insert Citation) oraz generowanie bibliografii załącznikowej, np. na końcu dokumentu (Insert Bibliography). Dodawanie przypisów w tekście polega na ustawieniu kursora w miejscu, w którym ma on się pojawić, a następnie wybraniu opcji Insert Citation lub wykorzystaniu skrótu klawiaturowego Prawy Alt + M. Uzyskamy wówczas dostęp do panelu, za pomocą którego odszukamy rekord publikacji w naszej kolekcji, który chcemy użyć w cytacie bibliograficznej. Wystarczy wpisać ciąg znaków odpowiadający, np. nazwisku autora lub tytułowi publikacji, a dodatek Mendeley przeszuka naszą kolekcję i zaproponuje odpowiednie dokumenty.
rys16

Mamy możliwość zacytowania w danym miejscu w tekście również kilku pozycji jednocześnie. Po ich wybraniu w tekście zostanie dodany wykładnik cytaty bibliograficznej zależny od wybranego stylu cytowania, np. numer pozycji w bibliografii załącznikowej (np. [1]) lub oznaczenie w nawiasie okrągłym (np. (Sosińska-Kalata, 2002)). Po oznaczeniu dokumentu w ten sposób możemy wygenerować całą bibliografię załącznikową dla cytowanych publikacji. W tym celu przed wybraniem opcji Insert Bibliography należy wskazać w naszej lokalnej instalacji Mendeley preferowany styl cytowania.

rys17

Mendeley oferuje szeroką paletę stylów cytowań oraz formaty oparte na normie PN-ISO 690:2012. Po wygenerowaniu bibliografii załącznikowej mamy możliwość jej dalszego formatowania (np. krój i wysokość czcionki).

rys18

Należy jednak pamiętać, że zarówno oznaczenia cytowań, jak i sama bibliografia załącznikowa z technicznego punktu widzenia mają postać pól specjalnych, odpowiedzialnych za formuły i funkcje w edytorze MS Word (tak samo dzieje się po oznaczeniu nagłówków w teście oraz stosowaniu haseł indeksowych). Zmiana elementu w przypisie (np. rok wydania) nie spowoduje zmiany w odpowiadającym rekordzie w naszej bazie, ale odwrotna sytuacja będzie skutkować modyfikacją w przypisie bibliograficznym. Np. jeśli zmodyfikujemy rok wydania publikacji zacytowanej w tekście bezpośrednio w naszej kolekcji w Mendeley, to po odświeżeniu widoku dane te zostaną zaktualizowane w pliku MS Word.

Innym sposobem na integrację Mendeley z MS Word, np. do celów sporządzania zestawień bibliograficznych, jest bezpośrednie przenoszenie cytowań do dokumentu w edytorze tekstu bez konieczności wstawiania cytat bibliograficznych. W tym celu w widoku naszej kolekcji w Mendeley należy zaznaczyć wybraną grupę rekordów i wybrać kopiowanie sformatowane (Copy As à Formatted Citation), a następnie wkleić zaznaczenie w dokumencie MS Word. Otrzymamy wówczas wykaz publikacji sformatowany zgodnie z wybranym wcześniej stylem cytowań. Sam format cytowań można w każdej chwili zmienić z poziomu MS Word, wybierając z panelu Mendeley Cite-O-Matic dostępny styl.

rys19

Podsumowanie

Przedstawiona charakterystyka Mendeley – to tylko najważniejsze funkcjonalności, które wpisują się w koncepcję zarządzania przypisami bibliograficznymi. Oprócz tej aplikacji mamy do dyspozycji całą paletę darmowych i komercyjnych menedżerów bibliografii, z których jedne ograniczają się wyłącznie do gromadzenia kolekcji, a inne są pomyślane jako narzędzie wspomagające pracę i pisanie tekstów naukowych (np. Citavi). Do poważnych konkurentów na rynku darmowych rozwiązań należy z pewnością  Zotero, która na kilku płaszczyznach wydaje się być lepsza od Mendeley (np. import metadanych z poziomu przeglądarki internetowej, praca grupowa). Ta klasa aplikacji z powodzeniem może mieć zastosowanie w bibliotekach zarówno jako narzędzie usprawniające działalność informacyjną o charakterze bibliograficznym, jak również  narzędzie dla bibliotekarzy do zarządzania warsztatem pracy.

***


linia


Marcin Roszkowski
 – adiunkt w Instytucie Informacji Naukowej i Studiów Bibliologicznych Uniwersytetu Warszawskiego. Zastępca redaktora naczelnego w czasopiśmie Zagadnienia Informacji Naukowej – Studia Informacyjne. Zainteresowania naukowe: organizacja i reprezentacja wiedzy, technologie informacyjne w bibliotekarstwie.


linia

Przypisy:

  1. Stosowana w środowisku polska nazwa tej klasy aplikacji jest bezpośrednim tłumaczeniem z j. angielskiego – reference management software. Zdaniem autora nie jest ona trafna i do końca uzasadniona. Należy bowiem zaznaczyć, że programy te są dedykowane przede wszystkim do obsługi przypisów bibliograficznych oraz generowania bibliografii załącznikowej, co jest tylko jednym z obszarów działalności bibliograficznej.
  2. Porównanie menedżerów bibliografii uwzględniające m.in. wskazane kryteria dostępne jest w artykule w Wikipedii: http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_reference_management_software
  3. Stały identyfikator (ang. Persistent Identifiers) jest to ciąg znaków, który identyfikuje np. daną publikację w zdalnej bazie danych i funkcjonuje w ramach infrastruktury sieciowej, co pozwala na pobieranie informacji o tej publikacji przez zewnętrzne podmioty. Stały identyfikator jest niezależny od fizycznej lokalizacji obiektu, który identyfikuje (zob. URL). Przykładem stałego identyfikatora jest DOI – cyfrowy identyfikator obiektu (ang. Digital Object Identifier). Jest on nadawany przez agencje rejestrujące (np. wydawców) publikacjom tradycyjnym i cyfrowym. Globalny rejestr identyfikatorów DOI prowadzi serwis CrossRef (http://www.crossref.org/). DOI tak jak ISBN posiada wewnętrzną strukturę, gdzie poszczególne części identyfikatora wskazują na agencję rejestrującą oraz identyfikują konkretny obiekt. Jednak DOI w założeniu jest transferowalny sieciowo, tzn. jego wywołanie w środowisku sieciowym ma spowodować albo wyświetlenie dokumentu, który identyfikuje, albo pozyskanie jego metadanych. Zob. np. DOI:10.12775/TSB.2014.006 oraz jego wersja do wywołania w środowisku WWW: http://dx.doi.org/10.12775/TSB.2014.006
Ten artykuł jest częścią: NR 2/2015 (46)

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *